Blogs als Projektmanagement Tool
Posted on January 6, 2005
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eine Case Study von infosential.com: 10 ways to use blogs for managing projects.
Dort werden folgende Möglichkeiten genannt:
-Communicating with project stakeholders
-Replacing paper
-Building issue blogs
-Capturing information snippets
-Publicising the project progress
-Reducing email overload
-Capturing requirements
-Circulating screenshots
-Keeping team members up-to-date
-Provide an automatic audit trail
Status Quo
In der Tat kann die Verwendung von solchen Tools PM erleichtern. Es gibt wenige vernünftige Lösungen, die sich meistens dadurch auszeichnen, dass sie eine hübsche Stange an Lizenzgebühren kosten und meistens nicht einfach adminstrierbar, installierbar und bedienbar sind. In zahlreichen Projekten hatte ich damals als Angestellter diese Tools auch selbst verwendet. Doch, wie gesagt, die User haben die Tools nicht gerne genutzt.
Blogs im PM
Ein Versuch ist es allemal wert, es mit bestehenden Bloglösungen wie WordPress, Expression Engine, Movable Type und anderen Softwarelösungen zu probieren. Über die Kategorisierungsmöglichkeiten können sich zB Projektmitglieder vorstellen. Ebenso kann man Projektdokumente an einem Platz übersichtlich einsortieren und natürlich chronologisch Updates über den Projektverlauf einpflegen.
Usermanagement
Das zu lösende Problem ist allerdings, dass es bisher bei Blogs noch kein zentrales Usermanagement gibt. Bedeutet, dass man als Projektmitarbeiter idR in mehreren Projekten beschäftigt ist. Sollte man dazu jeweils ein eigenes Blog verwenden, muss der Anwender seinen Useraccount separat pflegen. Das wird spätestens beim Passwortwechsel nerven. Ratsam wäre eine Anbindung an LDAP oder andere Adminsysteme (zB bei Win2000). Und, nicht alle Informationen sind public, insofern muss es eine Möglichkeit geben, in Blogs ein Rollensystem zu nutzen. In Abhängikeit der eigenen Rolle sind bestimmte Informationen zugänglich. Auch das gibt es mW so noch nicht bei den herkömmlichen verdächtigen Blogsystemen. Natürlich kann es Bloganbieter geben, die ihr System mit Schnittstellen zu Useradminsystemen anbieten. Das weiss ich allerdings nicht.
Einfaches RSS reicht nicht
Standard Blogsysteme bieten die Möglichkeit an, Informationen über RSS an den Mann zu bringen, ohne dass der Informationsempfänger dazu das PM Blog aufsuchen muss. Das ist ideal für PM Verantwortliche zb in Steering Ausschüssen, die meistens zahlreiche Projekte mit verantworten müssen. Üblicherweise erhält man einen mündlichen Report bzw. per Mail die Updates. Mit RSS erhält der Verantwortliche die Informationen zwar ebenso gut oder schlecht, doch der Ablageort ist nicht sein Postkorb, der sowieso überflutet ist, sondern stets im passenden Projektblog. Allerdings, RSS bedeutet idR dass man sämtliche Updates im Projektblog geliefert bekommt. Der Verantwortliche benötigt aber nie alle Informationen, sondern nur die wichtigen. Was aber wichtig ist oder nicht, kann RSS nicht bestimmen. Es liefert lediglich alle Infos. Es filtert keine. Das Filterungsproblem könnte nur dann vernünftig gelöst werden, wenn der reportende PM Leiter an die Vorgesetzten eigene Informationen zusammenstellt und diese im Blog eigens ablegt. Dort muss ein eigenes und separates RSS Feed laufen. Dann wäre RSS in der Tat nützlich. Nur halt, es gibt auch weitere Informationsempfänger, die eigene Infoausschnitte aus dem Blog benötigen. Das sind Supporter, Vertriebler, Consultants, Admins, etc… alle haben ein Informationsanrecht. Keiner darf ignoriert werden. Was bedeutet das? Usermanagement ist für User zwecks Rollenverwaltung in PM Blogs wichtig. RSS Management Module wären ebenso zu implementieren, die die zweckgerichtete Verteilung von RSS Feeds steuern können, stets in Abhängigkeit der Userrolle. Achtung: Die Einfachheit und Bedienbarkeit von Blogs muss im Frontend Bereich nach wie vor einfach bleiben. Das Backend muss je nach Unternehmensgrösse und Anzahl zu verwaltender PM Blogs darauf ausgerichtet sein, dass es schnell und einfach durch einen Admin steuerbar ist. LDAPs bieten hierbei mE schon den richtigen Ansatz. Es muss nicht immer ein eigenes Blogadmin Tool sein, es würden Schnittstellen reichen. Möglicherweise – wenn die IT Welt so einfach wäre – aber auch nicht. Dann ist ein eigenes Blogadmin Tool äusserst ratsam. Es gibt nämlich genügend Firmen, die Abweichungen vom LDAP Standard ausschliessen. Wer schon einmal in diesem Bereich tätig war, weiß sehr gut, wie schwer es ist, alle beteiligten Parteien an einen Tisch zu bekommen und gemeinsam eine Entscheidung zu treffen. Sollte es global werden, dann viel Spass :-) Ich persönlich würde keinem Bloganbieter raten, ohne eigenes Adminmodul anzukommen, aber gleich mit LDAP oder Anbindung an Active Directory zu wedeln? Man muss ja nicht gleich schlafende Hunde wecken.
Zusammengefasst
Blogs können für PM eingesetzt werden. Barebone Blogs – also nackte Blogs aus der Box, wie sie am Markt erhältlich sind – erfüllen ihren Zweck. Für Intranets mit geringer Anzahl an PM Blogs. Und solange im Unternehmen keine ausgeprägte PM Kultur und kein umfassendes PM Arbeitsumfeld vorhanden ist. Solange reichen Barebone PM Blogs allemal mE.
Mit steigender Anzahl an PM Blogs und entsprechend gelebter PM Organisation, ändern sich die Anforderungen an PM Blogs. Blogsysteme mit Rollenmanagement Modulen sind hierbei mit wachsender Anzahl von Nutzern und PM Blogs ratsam. Es ist vaD auf eine zentrale Administrierbarkeit zu achten. Das erleichtert die Einführung und senkt die Supportkosten. Zur Orientierungshilfe reicht ein Blick in die Adminwelt der Linux bzw. Windows-basierenden Systeme. Auch Lotus Notes hat Lösungen, die man sich als Best Practices anschauen sollte. Das rate ich zumindestens jedem Blogsystemanbieter, der sonst blind in grössere Unternehmen einmarschiert und nicht viel Spass haben wird mit der Zeit, wenn das System userseitig hochskaliert wird.
Mit steigender Nutzerzahl steigt auch die Problematik, Informationen filtern und an den richtigen Mann zu bringen. Blogs und RSS alleine würden abgeleitet aus den vorhandenen internetgestählten Bloglösungen nicht ausreichen. Das Versprechen alleine, dass Blogs zusammen mit RSS Feeds die richtige Information zum richtigen Mann bringen mag im Internet gültig sein. Dort wird der Blognutzer selbst aktiv, wenn es um das Sichten von Infos geht. Natürlichh kann man als Internetsurfer hunderte von Blogs im Auge behalten. Dank RSS Readersystemen. Doch das muss nicht heissen, dass ein Mitarbeiter Spass hat, aus tausenden an Informationsquellen seine Informationen herauszufiltern. Dann könnte man doch wieder beim Mailing bleiben, das mehr oder minder ein überladener Müllhaufen ist. Verantwortliche kämpfen heute nicht selten mit bis zu 500 Mails am Tag!!!! In Unternehmen ist aber Zeit Geld und kein Verantwortlicher wird Spass haben, die Entdeckung machen zu müssen, dass PM Blogs eben nicht die Informationsaufnahme erleichtern. Solange es keine rollenbasiertes RSS Module gibt. Solange ist das Versprechen von Blogs lediglich ein Verspechen. Aber nicht Realität in Intranets. Heisst das aber, das vernünftige RSS Lösungen gekoppelt mit Rollensystemen einen Teil der Informationsüberflutung lösen, speziell im Bereich PM Blogs? Ja und nein. Man muss wissen, wozu man sie braucht. Die reine Informationsmenge an eingehenden, digital verteilten Informationen bleibt gleich. Eine Teilmenge sind PM bezogene Informationen. Durch das Aufsetzen von PM Blogs würde diese Teilmenge erheblich zunehmen, damit auch die Gesamtmenge, wenn der Empfänger über RSS alle Informationen aus PM Blogs sehen und sichten würde. Ein gezieltes RSS Management filtert lediglich unnötige PM Informationen heraus. Es reduziert also idealerweise das Mass an Informationen auf die Gesamtmenge, wie sie vorher auf den Infonehmer einprasselt. Immerhin! Ok, wo ist jetzt nochmals der Unterschied zum Mailing, dem regelmässigen Report des PM Leiters an die Verantwortlichen? Was ist das Besondere daran, wo die Information nun liegt. Ist doch eh alles gleich, digital ist digital. Mag sein, doch es geht nicht so sehr darum, wo die Info liegt. Es geht darum, dass der Infonehmer seine ihm persönlich wichtigen Infoquellen abonniert. Beim Mailing wird er bombardiert. Beim RSS Abo nicht. Banale Unterschied? Oh nein, ich denke nicht, wenn ich an meine Arbeitspraxis denke.
(via Corporate Blogging)